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Proyecto Turismo MICE Antofagasta: ajustando la ejecución al contexto de pandemia

El foco del proyecto es el fortalecimiento de capacidades para ofrecer, en la región de Antofagasta, servicios de turismo de negocios o “MICE” (Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions; o Reuniones, Incentivos, Convenciones y Exhibiciones).

Publicado el 05/03/2021

Francisco Javier Meneses, Director de Desarrollo Estratégico de Eurochile

En enero de 2020, la Fundación Empresarial Eurochile se adjudicó la ejecución del proyecto “Internacionalización del Turismo MICE”, en la línea de Nodos de CORFO. El foco del proyecto es el fortalecimiento de capacidades para ofrecer, en la región de Antofagasta, servicios de turismo de negocios o “MICE” (Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions; o Reuniones, Incentivos, Convenciones y Exhibiciones). Es un instrumento “agenciado”, y en este caso el agente operador que hizo la licitación y debe supervisar el trabajo de Eurochile es Gedes Limitada.

En este contexto, el plan de trabajo establece un conjunto de actividades que apuntan a generar conocimientos y habilidades en las empresas del rubro turístico en la región de Antofagasta. Se elabora un diagnóstico de la oferta y demanda de servicios de Turismo MICE, se diseña un plan de seminarios y talleres de formación, se redacta un plan de negocios y un plan de marketing, se genera un plan de difusión y se pone en práctica, se planifica la participación en una feria internacional y en una rueda de negocios.

Se planificó que la ejecución de actividades con las empresas de Antofagasta se iniciara en marzo de 2020, con un programa que incluía la traída de expertos europeos en este tipo de turismo, para que participaran en las evaluaciones, capacitaciones y asesorías. Se contemplaban reuniones periódicas en las principales comunas de la región, con las empresas beneficiarias, con dirigentes empresariales y con autoridades de la región. Estaban programados seminarios de inicio y de cierre con un centenar de participantes en un hotel de Antofagasta. Se pensaba hacer reuniones y talleres para fortalecer el trabajo conjunto. Incluso, se planificó la participación de cuatro empresas regionales en la feria internacional especializada FIEXPO 2020 que se realizaría en junio en Cartagena de Indias, Colombia.

Justo en la fecha en que se iniciaba la ejecución en terreno, se declaró estado de emergencia en todo el país a causa de la pandemia por Covid-19. En esa fecha se suspendieron los viajes nacionales e internacionales, se prohibieron las reuniones presenciales e incluso, durante varios meses, estuvieron cerradas las oficinas. En paralelo, se produjo una crisis de demanda sobre el sector turismo, incluyendo a las empresas participantes del proyecto.

La situación anterior hacía imposible los desplazamientos de profesionales desde España y desde Santiago hacia Antofagasta para realizar las capacitaciones y diagnósticos. Tampoco serían posibles los seminarios y reuniones presenciales. No se podría entregar material promocional físico. Se tuvieron que cancelar las reuniones para identificar el plan de negocios. Incluso se cerró la opción de tomar imágenes de la región para los materiales de difusión. Finalmente, se veía probable la cancelación de la Feria FIEXPO en Cartagena de Indias, lo cual se confirmó posteriormente.

Frente a esta situación, hubo que ajustar completamente la metodología de ejecución. Se apostó a que las limitaciones impuestas por la pandemia podrían superarse ya que los productos que busca el programa son principalmente intangibles: diseño de una futura estructura gestora del turismo MICE; diagnósticos, conocimientos, desarrollo de competencias; generación de material promocional; planes de negocios; estrategias de marketing y difusión; participación en redes internacionales; absorción de experiencias europeas y generación de confianzas mutuas para un trabajo colaborativo. Con un rediseño profundo y la colaboración de todos los participantes (CORFO y otras entidades públicas, Gedes Ltda, las empresas beneficiarias y el equipo de Eurochile) ha sido posible ejecutar el proyecto de un modo que solo hace un año habría parecido utópico. Esto ha requerido inversiones adicionales en equipamiento, licencias de software para reuniones y seminarios, capacitación y asesoría informática para los equipos profesionales involucrados, pero se trata de un esfuerzo que tarde o temprano todos terminarán realizando.

Para iniciar el plan de formación, se llevó a cabo un Webinar de apertura con 160 personas registradas y con exposiciones desde España, Santiago y Antofagasta. El experto europeo en turismo de reuniones y eventos MICE, Raúl García, tuvo entrevistas bilaterales online con dirigentes empresariales, empresarios turísticos de la región, beneficiarios del nodo y autoridades regionales de CORFO y SERNATUR. Él mismo realizó dos talleres participativos, cuya temática principal fue la experiencia europea en el enfrentamiento del Covid-19. Talleres que originalmente estaban destinados a un pequeño de grupo de beneficiarios, se pudieron ampliar gracias a la tecnología online.

Se han realizado reuniones frecuentes entre el equipo ejecutor y los beneficiarios. Sin duda, más seguido que las reuniones presenciales planificadas. Se pudieron consensuar la estructura gestora y los planes de formación, de negocios, de marketing y de difusión.

Se realizaron todos los talleres planificados, siempre con un número de participantes varias veces superior al programado originalmente.

La experta española en congresos y eventos, Carlota Herrera, quien durante el 2020 también trabajó con las empresas participantes del proyecto, logró hacer las visitas técnicas a los beneficiarios, realizando entrevistas y observación de las instalaciones por medio de cámaras y conversación online.

Todos los expertos han desarrollado y enviado sus aportes e informes por mail, y han recibido su feedback de manera ágil, hasta perfeccionar sus productos.

Incluso, la FIEXPO 2020 fue organizada de modo virtual. Se contrató un stand virtual, y en ese espacio se recibieron visitas y se tuvieron reuniones con participantes de todo el mundo. También se pudo participar en una rueda negocios online organizada en el marco de la FIEXPO, generándose valiosos contactos para las empresas del proyecto.

Las comunicaciones del proyecto se han hecho de manera virtual, publicando en la página web de Eurochile los videos de los seminarios, las noticias y las columnas de opinión. Adicionalmente, todo el material se ha difundido por las redes sociales de Eurochile y de las entidades públicas y privadas asociadas al proyecto. En este momento, en la fase final del proyecto, están en proceso de elaboración el brochure, el logo y el video promocional. Todo el flujo de contenidos, el trabajo con periodistas, diseñadores y videistas, además de la revisión y edición de las piezas comunicacionales, se ha hecho vía telemática. Asimismo, los productos se difundirán por redes sociales y páginas web, asegurando una cobertura mucho mayor que el material impreso de manera física.

En resumen, la ejecución del proyecto Nodo MICE ha sido una valiosa experiencia sobre cómo un proyecto generador de servicios intangibles puede ser ejecutado de buena forma en un contexto tan adverso como el vivido en el año 2020. Esto ha sido posible gracias a las tecnologías de información y comunicaciones, a la capacidad de adaptación de todos los profesionales involucrados y especialmente a la voluntad de los empresarios beneficiarios, que se han mantenido involucrados en el proyecto pese a los difíciles momentos por el que pasan sus negocios.