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Eventos “híbridos”, clave para la recuperación del sector de turismo de reuniones

En el marco de un seminario organizado por Eurochile, el experto español en turismo Raúl García López planteó que mientras las reuniones físicas sean complicadas de desarrollar por todas las limitaciones para reunirse y viajar, la opción que están tomando muchas empresas son las reuniones híbridas. “La tecnología ya nos permite el desarrollo de estos eventos, donde se combina una parte presencial, un evento físico con gente, mezclado con asistentes repartidos por todo el mundo que se conectan de forma virtual a esta reunión”, afirmó.

Publicado el 11/09/2020

El turismo ha sido, sin dudas, uno de los sectores más golpeados por la pandemia de coronavirus a nivel global, al punto que a mediados de año la ONU estimó en 3,3 billones de dólares la pérdidas de esta industria a nivel global a causa de la crisis sanitaria. Y aunque hoy se ven señales incipientes de recuperación, la situación está lejos de normalizarse, en un escenario donde uno de los productos más afectados ha sido el turismo de reuniones o de convenciones, conocido como turismo MICE (Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions).

Para analizar la situación de esta actividad, a nivel internacional y las perspectivas en Chile, Eurochile organizó el webinar  “Desarrollo y gestión del Turismo MICE: ¿cómo los destinos turísticos se adaptan para hacer frente al COVID-19?”, seminario enmarcado en el proyecto “Fase de Desarrollo Proyecto Nodo Internacionalización Turismo MICE”. Esta iniciativa cuenta con el cofinanciamiento del Comité de Desarrollo Productivo Regional de Corfo Antofagasta, a través de su programa NODOS para la competitividad, agenciado por GEDES y ejecutado por Fundación Empresarial Eurochile.

En la oportunidad, el director regional de Corfo Antofagasta, Luis Alberto Gaete, destacó que “se trata de un tema primordial de abordar dado que el turismo es el sector más afectado por la pandemia. Necesitamos un retorno seguro post Covid-19, que es lo que estamos todos esperando, precisamente para conocer los desafíos que se presentan y adaptarnos todos a la nueva forma de hacer turismo que se viene”.

Por su parte, el director ejecutivo de Eurochile, José Aravena, destacó el rol de Eurochile en la promoción durante 27 años de la cooperación y transferencia tecnológica entre empresas e instituciones chilenas y países miembros de la Unión Europea, y que en este ámbito ha implicado realizar una serie de proyectos orientados al turismo -con el apoyo de Corfo- desde Arica hasta Puerto Williams.

“Nos identificamos con el turismo sustentable, y creemos que un proyecto de esta naturaleza, que es un proyecto de futuro porque nos estamos preparando para lo que creemos va a ser el turismo MICE en un futuro no muy lejano, pero haciendo aportes y ajustes para ponernos a tono con la nueva realidad que ha traído el coronavirus”, planteó.

La principal exposición del seminario estuvo a cargo del español Raúl García López, experto estratégico de destinos turísticos y consultor del proyecto, quien afirmó que en una época difícil como esta, lo más importante es redefinir la estrategia de todas las empresas turísticas, en particular del turismo de reuniones, “que fue el primer segmento que se vio afectado, y probablemente sea el último en recuperarse”.

Según señaló, se estima que este año en Europa el turismo MICE caerá entre un 36% y un 77%, mientras que los asistentes a este tipo de eventos disminuirán un 58%. Se espera que estos efectos negativos se mantengan en 2021 y 2022, por lo que una previsible recuperación más estable se espera recién para el año 2023.  En sólo 3 a 4 meses, en España, se cancelaron más de mil eventos y otros se trasladaron a otoño.  En esto ha influido no solo el hecho de que muchos países están restringiendo los eventos con gran cantidad de asistentes, una movilidad aérea reducida y el temor de las personas, sino también los rebrotes de contagios que se han registrado en ciudades como Madrid, París o Barcelona.

En su exposición dejó en evidencia que hay factores claves que son necesarios para que el turismo MICE enfrente la pandemia, entre ellos están: el liderazgo, alternativas de financiación, apoyo a la industria local, más colaboración público- privada, transformación digital, reposicionamiento de marca y sostenibilidad.

Hasta que exista un tratamiento eficaz o una vacuna -que en principio no llegaría hasta el año que viene-, planteó, muchas personas no querrán asistir a eventos presenciales. La recuperación dependerá, en cada país, de muchas variables. Entre ellas, de la evolución de la pandemia. “En España estábamos seguros que el turismo de reuniones se iba a reiniciar en septiembre y octubre, y muchos congresos habían propuesto esas fechas, pero han surgido muchísimos brotes y se está restringiendo el número de personas que se pueden reunir, lo que limita mucho”, dijo el experto español.

“Dadas todas esas circunstancias -agregó-, tendremos que ver cómo evoluciona la confianza de los asistentes a eventos para ver si realmente en el medio plazo vamos a poder tener reuniones físicas, o si por el momento vamos a tener reuniones híbridas o virtuales. Lo que tenemos que tener claro es que hay que estar preparados para diferentes escenarios, habrá que preparar nuestro plan de acción dependiendo de cómo evoluciona la pandemia en los próximos meses”

Aunque el futuro es aún incierto, dijo García López, hay algunas cosas que ya son conocidas: en los próximos 12 meses las reuniones serán más pequeñas, de menor duración y a menor distancia del lugar de residencia. En el caso de las empresas, querrán hacer reuniones cerca de sus sedes o headquarters.

Hoy, la seguridad sanitaria y la limpieza están en el tope de la lista de necesidades de cualquier evento, y esto implicará tener planes de contingencia y de atención sanitaria en el caso de que surjan contagios de Covid-19. Las reuniones físicas se seguirán realizando, dice el experto español, porque el contacto humano es clave para el intercambio de conocimientos, el networking y las relaciones comerciales. “Tenemos que pensar que el sector está hibernando, pero que se recuperará. Mientras, tenemos que plantearnos que las reuniones, cuando se reactive la economía y se levanten los confinamientos, serán más locales, más pequeñas, híbridas o virtuales”, señaló.

Mientras las reuniones físicas sean complicadas de desarrollar por todas las limitaciones para reunirse, viajar y reactivar el sector turístico, afirma Raúl García López, la opción que están tomando muchas empresas son las reuniones híbridas. “La tecnología ya nos permite el desarrollo de estos eventos, donde se combina una parte presencial, un evento físico con gente, mezclado con asistentes repartidos por todo el mundo que se conectan de forma virtual a esta reunión”.

Esto no es transmitir una conferencia por streaming para que la gente pueda verlo, sino que debe aportar algo más en contenidos. “Al final, cuando tienes a un asistente sentado en una butaca en un centro de convenciones tienes toda su atención, pero si los asistentes virtuales están en su casa tenemos que enfrentar muchísimas distracciones, por lo que hay que tener contenido mucho más interesante para mantener esa atención, y actividades o herramientas que permitan que esos asistentes remotos tengan interactividad”, explicó el experto español.

Lo importante, agregó, es que el asistente virtual se sienta como si estuviera en la propia reunión. “La clave para las reuniones híbridas, entonces, es un buen contenido y aplicaciones tecnológicas que ayuden a generar una experiencia significativa. Si no, la gente preferirá no asistir”.

Esto tiene también ventajas para los organizadores del evento. Por un lado tiene menos costos, se tiene que alquilar menos espacio y hay menos gente viajando; hay audiencias más grandes porque aunque se haga un evento físico en una época en la que no haya Covid-19, hay mucha gente que por distintas razones no puede asistir, mientras que de forma virtual hay muchísima más gente que se puede conectar. Además, están enlazadas de forma natural con las redes sociales y los eventos tienen una vida mucho mayor, porque mientras en un evento normal la gente se va a su casa al terminar, en un evento híbrido se puede seguir en contacto con los asistentes enviándoles las presentaciones o videos de estas, encuestas, y de esa forma extender la vida del evento más allá de su fin.

Son también plataformas más amigables con las nuevas generaciones, y puede generar un nuevo canal de ingreso que aún debe afinarse. “Es verdad que gran parte de los costes de los eventos se sufragan con patrocinadores, y ahora que tenemos eventos híbridos habrá que pensar bien como se le da visibilidad a estos patrocinadores para que todos los asistentes puedan conocer los mensajes que quieren transmitir”, dijo el experto español.

A esto se suma que se tendrán que adoptar muchas medidas sanitarias para evitar contagios cuando las reuniones vuelvan a ser presenciales, y habrá que informar a los asistentes de estas para ofrecerles tranquilidad sobre la seguridad de su salud, así como las normas a cumplir. Informar si se debe asistir con mascarilla, por ejemplo, y buscar realizar actividades al aire libre para reducir el riesgo de contagio, y habrá una mayor transmisión digital de los eventos a través de streaming pero también la realidad virtual, internet de las cosas y hologramas como elementos destacados.

La creatividad, dijo García López será clave también cuando se reactive el sector, y conectar con las personas de forma más emocional, porque debe haber razones de peso para que alguien tome la decisión de viajar y estar en una sala de reuniones con personas que prácticamente no conoce. “Habrá que ser más creativos, organizar sesiones más dinámicas y participativas, pero transmitir confianza y seguridad será clave”, planteó.